Hoe bieden we in deze corona-tijd een mooi programma aan zonder de veiligheid uit het oog te verliezen? Het was dé vraag die opeens heel relevant werd voor organisatoren van evenementen en activiteiten.
Was je voorheen vooral gebrand op het bereiken van zo veel mogelijk publiek voor je evenement, nu zijn alle pijlers juist gericht op het reguleren van dat publiek. De richtlijnen van het RIVM in het kader van Covid-19 maken dat zelfs noodzakelijk. Dat doet een beroep op je wendbaarheid als organisatie.
Ook Pier-K, Centrum voor kunst en cultuur in Haarlemmermeer, stond voor een uitdaging met de jaarlijkse Open dagen in het vooruitzicht.

Terug naar Cases
Open dag bij Pier-K
foto: Fokke van Saane

De aanpak

Veiligheid garanderen en tegelijkertijd toegankelijkheid waarborgen. Dat waren onze uitgangspunten voor het ontwikkelen van een efficiënt systeem voor zowel aanbieder als bezoekers van Pier-K. We realiseerden in recordtijd een tool waarmee je bezoekersaantallen heel eenvoudig kunt beheren. Zo krijg je meer grip én weet je wie er komt. Zónder concessies te doen op niveau van toegankelijkheid; de module is opgebouwd volgens de principes van een webshop. Het volledige cursusaanbod - van pianoles tot workshop Afrikaanse dans – staat in een overzichtelijk schema met tijdslot. Reserveren doe je door simpelweg een activiteit aan te vinken. Vervolgens maak je je reservering compleet door je gegevens in te vullen. Simpeler en gebruiksvriendelijker kan haast niet.

Het resultaat

Met de AgendaPro-module in het Tuesday CMS kun je eenvoudig activiteiten aanmaken en per activiteit het maximum aantal toegelaten bezoekers instellen. Ook het maximum aantal per bezoeker per dag te reserveren activiteiten kun je ingeven.
De bezoeker boekt de gewenste reserveringen en krijgt die vervolgens bevestigd per e-mail. In het cms zie je het aantal bestellingen per dag of per activiteit. De gegevens van de bezoekers (naam, e-mail, activiteit) kunnen eenvoudig worden geëxporteerd, bijvoorbeeld in een Excel bestand.

Verkoop van betaalde tickets

Naast de optie van reserveren van gratis activiteiten is de shop uiteraard ook geschikt om gebruik te maken van betaalde activiteiten. Bijvoorbeeld voor optredens, diners, betaalde toegang tot evenementen, betaalde lessen of lezingen, etc. De AgendaPro-functionaliteit wordt dan uitgebreid met ticketing: een shop voor betaalde activiteiten of producten. Na online afrekenen met iDEAL ontvangt de klant een ticket voor één of meer activiteiten. Op deze manier verhoog je de service en voorkom je gedoe met (contant) geld en/of wachttijden bij de kassa. De shop bevat heldere statistieken van verkopen per dag, per week, per maand, totaal en per device (desktop, tablet, mobiel).